Richtlinien für die Einmeldung von Daten über offene Forderungen in den Datenbestand der infoscore Consumer Data GmbH
Der TEILNEHMER verpflichtet sich zur Einmeldung von personenbezogenen Daten zu offenen Forderungen („Negativmerkmale“) in den Datenbestand der infoscore Consumer Data GmbH mit Sitz in Baden-Baden (im Folgenden als "ICD" bezeichnet) unter Beachtung der im Folgenden beschriebenen Richtlinien und datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Die Einmeldung als Übermittlung erfolgt hierbei durch den TEILNEHMER selbst (als verantwortliche Stelle für die Einmeldung von Daten) oder auf Veranlassung des TEILNEHMERS durch das mit dem Forderungseinzug beauftragte Unternehmen (als verantwortliche Stelle für die Einmeldung von Daten) oder durch einen anderen Dienstleister. Im Falle der Beauftragung eines Dritten (als verantwortliche Stelle für die Einmeldung von Daten) sorgt der TEILNEHMER durch geeignete Mittel dafür, dass der mit der Einmeldung Beauftragte die im Folgenden beschriebenen Richtlinien bzw. Vorschriften einhält und die für die Einmeldung potentiell möglichen Daten voll umfänglich und aktuell einmeldet sowie zeitnah aktualisiert. Der TEILNEHMER verpflichtet sich, seine Daten exklusiv in den Datenbestand der ICD einzumelden bzw. einmelden zu lassen.
Bei der Einmeldung neuer Negativ-Merkmale sind (jedoch nur sofern verfügbar) folgende Grundinformationen über den Schuldner mit zu übermitteln:
Die Übermittlung personenbezogener Daten über eine Forderung an Auskunfteien ist nur zulässig, soweit die geschuldete Leistung trotz Fälligkeit nicht erbracht worden ist und die Übermittlung zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten erforderlich ist.
Die initiale Einmeldung erledigter und/ oder verjährter Forderungen (auch wenn die Einrede noch nicht erhoben worden ist) ist auszuschließen.
Die Bezeichnung der einzumeldenden Negativ-Merkmale richtet sich nach der Merkmalsliste (Auskunftsmerkmale und Hinweisliste der ICD), die dem TEILNEHMER gesondert zur Verfügung gestellt wird
Ein Merkmal aus dem vorgerichtlichen Mahn- bzw. Inkassobereich darf sofort eingemeldet werden, wenn der Schuldner auf die erste schriftliche Zahlungsaufforderung der betreibenden Stelle reagiert, indem er die Forderung dadurch anerkennt, dass er ein ausdrückliches Schuldanerkenntnis (s.o. § 31 Abs. 2 Nr. 3 BDSG) abgibt.
Ein Merkmal aus dem vorgerichtlichen Mahn- bzw. Inkassobereich darf zum Zwecke der Beauskunftung eingemeldet werden, wenn die in § 31 Abs. 2 Nr. 4 BDSG dargelegten Voraussetzungen erfüllt sind:
Ein Merkmal aus dem vorgerichtlichen Mahn- bzw. Inkassobereich darf zum Zwecke der Beauskunftung auch eingemeldet werden, wenn die in § 31 Abs. 2 Nr. 5 BDSG dargelegten Voraussetzungen erfüllt sind.
Bestreitet ein bereits an die ICD mit einem Merkmal aus dem vorgerichtlichen Mahn- bzw. Inkassobereich eingemeldeter Schuldner die Forderung zu einem späteren Zeitpunkt im Verlaufe des außergerichtlichen Mahnverfahrens, so ist der ICD unverzüglich eine entsprechende Meldung zu übermitteln, die zur Sperrung der entsprechenden Daten führt.
Als Merkmalsdatum ist das Datum der 1. oder 2. Zahlungsaufforderung der einmeldenden Stelle anzugeben.
Die Einmeldung eines Merkmals aus dem gerichtlichen Mahnbereich setzt voraus, dass der Mahn- oder Vollstreckungsbescheid beantragt worden ist. Als Merkmalsdatum ist das Antrags-oder das Erlass- oder das Zustelldatum anzugeben.
Ein Merkmal aus dem gerichtlichen Bereich kann auch dann eingemeldet werden, wenn es sich um eine Zwangsvollstreckungsmaßnahme handelt. Als Merkmalsdatum ist hierbei das Datum der Zwangsvollstreckungsmaßnahme anzugeben.
Legt der Schuldner gegen den Mahn- oder Vollstreckungsbescheid Rechtsmittel ein, so ist dies der ICD unverzüglich zu melden, so dass diese Eintragung für die Beauskunftung gesperrt werden kann.
Stellt sich nach schuldnerseitiger Geltendmachung von Einwendungen gegen die geltend gemachte Forderung heraus, dass diese nicht besteht bzw. der Schuldner zu Unrecht in Anspruch genommen worden ist, so ist dies der ICD in Form einer Löschungsmeldung unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt, sofern der Schuldner, zu Recht, die Einrede der Verjährung erhebt.
Stellt sich im Rahmen der Prüfung der geltend gemachten Einwendungen bzw. im Rahmen des gerichtlichen Verfahrens nach Widerspruch gegen den Mahnbescheid bzw. nach Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid heraus, dass diese unbegründet sind, ist dies der ICD ebenfalls mitzuteilen. Dies führt dazu, dass die Datensperre wieder aufgehoben wird.
Merkmale aus dem vorgerichtlichen und gerichtlichen Bereich werden im Datenbestand der ICD solange gespeichert (und beauskunftet), bis eine Sperr- oder Löschungsmeldung der einmeldenden Stelle bei ICD eingeht.
Nachträgliche Änderungen der zahlungsgestörten Forderungen hat die einmeldende Stelle der ICD innerhalb von einem Monat nach Kenntniserlangung mitzuteilen.
Insbesondere gilt daher: Sofern bzw. sobald die Forderung vom Schuldner ausgeglichen wird (fruchtbare Erledigung) oder ein geschlossener Vergleich erfüllt wird (teilweise fruchtbare Erledigung), ist dies der ICD unverzüglich in Form einer Erledigungsmitteilung zu melden.
Wird das Mahn- bzw. Inkasso-Verfahren auf Wunsch des Gläubigers (z.B. kulanzweise) eingestellt, so hat der ICD gegenüber eine Löschungsmeldung zu erfolgen.
Stellt sich im Verlauf des Mahnverfahrens heraus, dass der Schuldner zu Unrecht in Anspruch genommen wurde, so hat der ICD gegenüber eine Löschungsmeldung zu erfolgen.
Wird dem Gläubiger im Rahmen der Beitreibungsmaßnahmen eine Adressänderung zu einem Schuldner bekannt, so ist diese der ICD unverzüglich mitzuteilen.
Grundsätzlich gilt die Aktualisierungsverpflichtung sinngemäß auch für Saldenmeldungen (Änderung der Forderungssumme). Andererseits ist es weder sinnvoll noch zumutbar, jede Saldenänderung zu übermitteln.
ICD hat deshalb eine Regel definiert, die einerseits der Aktualisierungsverpflichtung gerecht werden soll und andererseits die Interessen der einmeldenden Stelle an einem definierten Verfahren berücksichtigt:
Um sowohl für die einmeldende Stelle als auch für die ICD einerseits eine möglichst ökonomische, andererseits eine eindeutige Handhabung der Einmeldungen zu gewährleisten, erfolgt die Datenübermittlung auf der Grundlage einer Dokumentation, die von der ICD zur Verfügung gestellt wird und in enger Abstimmung mit dem TEILNEHMER.
Sofern ein Betroffener die Richtigkeit der eingemeldeten Daten oder die Zulässigkeit deren Einmeldung bestreitet, sind der ICD vom TEILNEHMER auf deren Anforderung die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung zu stellen, mittels deren sich die Zulässigkeit der Einmeldung belegen lässt.
Die ICD prüft die Korrektheit und Aktualität der vom TEILNEHMER eingemeldeten Daten. Die Prüfungen erfolgen ggf. durch Stichproben unterjährig und zusätzlich turnusmäßig. Der TEILNEHMER bzw. dessen einmeldende Stelle verpflichten sich, an diesen Prüfungen mitzuwirken.
Bei Beendigung der Zusammenarbeit mit ICD besteht für den TEILNEHMER bzw. die einmeldende Stelle weiterhin die Pflicht, die Aktualität der bereits eingemeldeten Bonitätsmerkmale für die Dauer von 3 Jahren zu gewährleisten.
Kommt der TEILNEHMER - aus welchen Gründen auch immer - dieser Verpflichtung nicht nach, ist die ICD aus datenschutzrechtlichen Gründen gezwungen, alle Merkmale, die von dem TEILNEHMER eingemeldet worden sind, unverzüglich zu löschen.
Diese Richtlinien werden in der Version 2 vom Februar 2024 veröffentlicht. Die ICD behält sich vor, diese Richtlinien in unregelmäßigen Abständen zu überarbeiten und zu veröffentlichen. Dies gilt vor allem bei regulatorischen Änderungen. Die ICD wird dann ihre TEILNEHMER über die Änderung informieren.
Gesetzliche Grundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten über eine Forderung an Auskunfteien (wie die ICD) ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f der EU-Datenschutzgrundverordnung (kurz: DS-GVO) der wie folgt lautet:
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
(1) Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
f) die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
Da ICD die übermittelten „Negativdaten“ auch zur Berechnung eines Wahrscheinlichkeitswerts über die Zahlungsfähig- und Zahlungswilligkeit einer Person nutzen wird, sind auch die Voraussetzungen von § 31 Abs. 2 BDSG zu beachten, welche Vorschrift wie folgt lautet:
Schutz des Wirtschaftsverkehrs bei Scoring und Bonitätsauskünften
(2) Die Verwendung eines von Auskunfteien ermittelten Wahrscheinlichkeitswerts über die Zahlungsfähig- und Zahlungswilligkeit einer natürlichen Person ist im Fall der Einbeziehung von Informationen über Forderungen nur zulässig, soweit die Voraussetzungen nach Absatz 1 vorliegen und nur solche Forderungen über eine geschuldete Leistung, die trotz Fälligkeit nicht erbracht worden ist, berücksichtigt werden,
Die Zulässigkeit der Verarbeitung, einschließlich der Ermittlung von Wahrscheinlichkeitswerten, von anderen bonitätsrelevanten Daten nach allgemeinem Datenschutzrecht bleibt unberührt.
Die nachstehenden Richtlinien sollen Anhaltspunkte für eine sachgerechte Interessenabwägung bezüglich der Übermittlung von Merkmalen in Routinefällen vermitteln, bei denen das Verhalten des Schuldners auf Zahlungsunfähigkeit bzw. Zahlungsunwilligkeit beruht. Bei Zweifeln hinsichtlich der Zulässigkeit von Einmeldungen ist jedoch stets mit dem Datenschutzbeauftragten der einmeldenden Stelle oder der ICD Rücksprache zu halten.